ChatGPTで切り拓くビジネス未来地図|第12回:ChatGPTを使った日報・週報・報告書の作成自動化
「日報を書くのが面倒」「週報が後回し」「報告書の内容がいつもワンパターン」
そんな悩みを抱えているビジネスパーソンや現場管理者にとって、ChatGPTは報告業務の時短・品質向上に役立つ最適なパートナーです。
今回は、ChatGPTを活用して日報・週報・各種報告書を自動化・効率化する方法を具体的にご紹介します。
ChatGPTが報告業務でできること
- 日報・週報のテンプレート作成
- メモ・箇条書きからの文章化
- 改善提案や所感の整理
- 報告書の要点要約・リライト
- メール送信用の文面変換
報告の“中身”を考える負担が減り、本来の仕事に集中できる時間を確保できます。
プロンプト例①|日報の文章を自動生成する
以下の内容から、読みやすい日報の文章を作成してください。 ・製造ラインの清掃作業(9:00〜11:00) ・午後は新商品のパッケージ確認(問題なし) ・気づき:製造室の換気が悪かった ・今後:換気状況をチェックリストに追加検討
→ ChatGPTは、丁寧で読みやすく、文脈を整えた日報文を生成してくれます。
プロンプト例②|週報のテンプレート+入力補助
製造現場スタッフ向けの週報テンプレートを作ってください。 入力項目と例文付きでお願いします。
→ ChatGPTは「今週の業務内容/課題・気づき/来週の予定/上司への質問」などを見出し形式で整理し、書きやすい構成を提示します。
プロンプト例③|報告書のたたき台を作る
社内イベント(冷凍食品の展示会参加)の報告書を作成したいです。 目的、概要、成果、改善点、次回への提案の5項目に分けて、1,000字程度で草案を作ってください。
→ ChatGPTは、簡潔で構成が明確な報告書文案を即時生成します。後から肉付けするだけで完成度が高まります。
プロンプト例④|報告内容を箇条書きから整える
以下のメモから、報告メールの形式に整えてください。 ・12時〜14時、出荷梱包作業 ・ラベル印刷ミスが2件→再印刷対応済み ・新人教育の進捗:袋詰め作業を1人で担当可能に ・全体的に進行スムーズ
→ ChatGPTは、ビジネスメール文に相応しいトーンと構成で、要点が伝わる報告メールに整えてくれます。
プロンプト例⑤|報告書をわかりやすく要約
以下の報告書を3行で要約してください。 (※本文をここに貼り付け)
→ 長文の報告や会議録を簡潔にまとめたいときに最適です。報告資料作成の効率が大幅に向上します。
まとめ|報告は“考える”より“整える”時代へ
ChatGPTを使えば、報告文に時間をかける必要はありません。
メモさえあれば、読みやすく、目的に応じた形式へ即変換できます。
管理職の確認負担も軽減され、情報共有のスピードと質が同時に向上するメリットがあります。
まずは1日1回、ChatGPTに報告内容をまとめてもらうことから始めてみましょう。
次回予告
第13回では、「ChatGPTで作るFAQとカスタマーサポート自動応答の仕組み」をご紹介します。
顧客対応の効率化や、問い合わせ対応の標準化に興味がある方は必見です。
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