ChatGPTで切り拓くビジネス未来地図｜第12回：ChatGPTを使った日報・週報・報告書の作成自動化

「日報を書くのが面倒」「週報が後回し」「報告書の内容がいつもワンパターン」

そんな悩みを抱えているビジネスパーソンや現場管理者にとって、ChatGPTは報告業務の時短・品質向上に役立つ最適なパートナーです。

今回は、ChatGPTを活用して日報・週報・各種報告書を自動化・効率化する方法を具体的にご紹介します。

ChatGPTが報告業務でできること

報告の“中身”を考える負担が減り、本来の仕事に集中できる時間を確保できます。

以下の内容から、読みやすい日報の文章を作成してください。
・製造ラインの清掃作業（9:00〜11:00）
・午後は新商品のパッケージ確認（問題なし）
・気づき：製造室の換気が悪かった
・今後：換気状況をチェックリストに追加検討

→ ChatGPTは、丁寧で読みやすく、文脈を整えた日報文を生成してくれます。

製造現場スタッフ向けの週報テンプレートを作ってください。
入力項目と例文付きでお願いします。

→ ChatGPTは「今週の業務内容／課題・気づき／来週の予定／上司への質問」などを見出し形式で整理し、書きやすい構成を提示します。

社内イベント（冷凍食品の展示会参加）の報告書を作成したいです。
目的、概要、成果、改善点、次回への提案の5項目に分けて、1,000字程度で草案を作ってください。

→ ChatGPTは、簡潔で構成が明確な報告書文案を即時生成します。後から肉付けするだけで完成度が高まります。

以下のメモから、報告メールの形式に整えてください。
・12時〜14時、出荷梱包作業
・ラベル印刷ミスが2件→再印刷対応済み
・新人教育の進捗：袋詰め作業を1人で担当可能に
・全体的に進行スムーズ

→ ChatGPTは、ビジネスメール文に相応しいトーンと構成で、要点が伝わる報告メールに整えてくれます。

以下の報告書を3行で要約してください。
（※本文をここに貼り付け）

→ 長文の報告や会議録を簡潔にまとめたいときに最適です。報告資料作成の効率が大幅に向上します。

ChatGPTを使えば、報告文に時間をかける必要はありません。

メモさえあれば、読みやすく、目的に応じた形式へ即変換できます。

管理職の確認負担も軽減され、情報共有のスピードと質が同時に向上するメリットがあります。

まずは1日1回、ChatGPTに報告内容をまとめてもらうことから始めてみましょう。

第13回では、「ChatGPTで作るFAQとカスタマーサポート自動応答の仕組み」をご紹介します。

顧客対応の効率化や、問い合わせ対応の標準化に興味がある方は必見です。